Переоблік, також відомий як інвентаризація, – це обов’язкова процедура, яка проводиться в торгових точках з метою перевірки фактичної кількості товарів на складі та в торговому залі, порівняння її з даними бухгалтерського обліку. Ця процедура є ключовим елементом для забезпечення точного ведення обліку, запобігання крадіжкам та шахрайству, а також оптимізації товарних запасів. У цій статті ми розглянемо основні цілі та завдання переобліку.
Методи проведення переобліку
Вибір методу переобліку залежить від:
- Розміру та специфіки магазину
- Товарних запасів
- Бюджету
- Наявних ресурсів
- Частоти проведення переобліку
Суцільний переоблік
Включає повний перерахунок всіх товарів на складі та в торговому залі магазину. Цей метод є найточнішим, оскільки дозволяє отримати повну картину наявних товарів і виявити всі розбіжності між фактичними запасами та даними обліку. Однак, він є дуже трудомістким і дорогим, оскільки потребує багато ресурсів, включаючи персонал, час та кошти. Часто цей метод вимагає тимчасового закриття магазину або значного обмеження його роботи.
Вибірковий переоблік
Передбачає перерахунок лише певної частини товарів, обраної за визначеними критеріями, такими як найдорожчі товари, товари з високим ризиком крадіжок або товари з низькою оборотністю. Цей метод є менш трудомістким і витратним у порівнянні з суцільним переобліком, і не вимагає тимчасового закриття магазину. Він може проводитися частіше, що дозволяє постійно контролювати товарні запаси. Однак, вибірковий переоблік є менш точним і не дає повної картини товарних запасів, що може призвести до пропуску деяких розбіжностей.
Комбінований переоблік
Поєднує в собі елементи суцільного та вибіркового методів. Він забезпечує оптимальний баланс між точністю та витратами, дозволяючи отримати більш повну картину товарних запасів, ніж вибірковий переоблік, але менше трудомісткий, ніж суцільний. Цей метод не вимагає тимчасового закриття магазину і може проводитися без значних обмежень його роботи. Однак, комбінований переоблік вимагає складнішої організації та чіткого визначення критеріїв для відбору товарів для суцільного та вибіркового переобліку.
Використання електронних систем обліку
Сучасні електронні системи обліку значно спрощують і автоматизують процес переобліку товарів. Вони дозволяють значно зменшити трудомісткість і час, необхідний для переобліку, і мінімізують ризик помилок при записі та обробці даних. Електронні системи обліку надають можливість отримувати звіти і аналітику щодо товарних запасів, що сприяє кращому контролю. Однак, ці системи потребують витрат на придбання і впровадження програмного забезпечення, а також навчання персоналу користуватися ними.
Етапи та кроки переобліку
Дотримання даних етапів та кроків переобліку дозволить забезпечити точний облік товарних запасів.
- Створити комісію з переобліку, до складу якої повинні входити представники адміністрації магазину, бухгалтерського відділу, служби безпеки та торгового персоналу, і призначити голову комісії.
- Розробити план переобліку, який чітко визначає етапи, кроки, відповідальні особи та терміни виконання робіт, і розподілити обов’язки між членами комісії та іншими учасниками переобліку.
- Проінформувати персонал магазину про дату, час та правила проведення переобліку, і провести інструктаж з питань фізичного опису товарів та запису даних.
- Закрити приміщення магазину, де зберігаються товари, за день до початку переобліку, і забезпечити контроль за доступом до приміщень під час переобліку.
- Провести фізичний опис всіх товарів, які знаходяться на складі та в торговому залі магазину, використовуючи сканери штрих-кодів для автоматизації процесу опису.
- Записувати дані про фізичну наявність товарів у спеціальні бланки або електронні системи, забезпечуючи чіткість та точність запису даних, і проводити перевірку записаних даних.
- Порівняти дані про фізичну наявність товарів з даними бухгалтерського обліку і виявити розбіжності між фактичною та обліковою кількістю товарів.
- Проаналізувати причини виявлення розбіжностей (крадіжки, помилки при оприбуткуванні, псування товарів тощо), скласти акт розбіжностей, в якому зафіксувати всі виявлені розбіжності та їх причини.
- Провести аналіз причин виявлення розбіжностей і виробити заходи для усунення причин розбіжностей.
- Прийняти рішення щодо подальшого обліку виявлених розбіжностей (списання товарів, стягнення з винних осіб тощо).
Переоблік повинен проводитися регулярно, зазвичай не рідше одного разу на рік. Результати переобліку повинні бути документовані та зберігатися протягом встановленого терміну. Заходи, вжиті для усунення причин розбіжностей, повинні контролюватися, щоб забезпечити точність та надійність обліку в майбутньому.