Щоб справу прийняли до архіву, банку чи суду, потрібно правильно підготувати документи, пронумерувати аркуші, прошити їх і засвідчити зшивання. Єдиного способу прошивки для всіх установ немає: перед роботою перевірте вимоги отримувача документів і правила вашої організації. Нижче — порядок дій, який допоможе уникнути типових помилок.
Нормативні вимоги та підготовка документів до прошивання
Під час оформлення справ в Україні орієнтуються на Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.
Спершу визначте послідовність документів: зазвичай їх розміщують у хронологічному або логічному порядку відповідно до змісту справи. Перевірте, чи на місці всі додатки, на які посилаються основні документи. Не підшивайте матеріали, що не стосуються справи:
- вилучіть скріпки, степлерні скоби та шпильки: метал може пошкодити папір;
- вирівняйте аркуші по верхньому та правому краях;
- перевірте, чи немає чистих бланків: їх не підшивають;
- підготуйте обкладинку справи й, за потреби, внутрішній опис.
Перед прошиванням звірте склад справи з її описом або переліком документів. Так легше виявити пропущений додаток, поки справу ще можна безпечно розібрати.
Правила нумерації аркушів у справі
У діловодстві нумерують аркуші, а не сторінки. Якщо текст надрукований з обох боків, це один аркуш із двома сторінками.
Номер ставлять арабською цифрою у правому верхньому кутку аркуша, не зачіпаючи тексту. Нумерація має бути наскрізною в межах справи. Аркуші архівної справи нумерують арабськими цифрами у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Використовувати чорнило, пасту чи кольорові олівці для нумерації не можна.
Креслення й карти формату А3 чи А2 нумерують як один аркуш у розгорнутому вигляді, а потім складають до формату справи. Спочатку проставляють номер на конверті, після нього — окремі номери на кожному вкладенні. Якщо в нумерації є окремі помилки, можна застосувати літерні номери, наприклад 15-а і 15-б. За значної кількості помилок аркуші перенумеровують, старі номери закреслюють однією похилою рискою, а зміни відображають у засвідчувальному написі.
Чисті аркуші, обкладинка справи та внутрішній опис не входять до загальної валової нумерації аркушів. Аркуші внутрішнього опису нумерують окремо від основної валової нумерації справи. Їхню кількість зазначають окремо в засвідчувальному написі.
Схеми та покрокова техніка прошивання
Підготуйте товсту прошивну голку, шило або дирокол і міцну нитку: підійде банківський шпагат чи капронова або лавсанова нитка, зокрема ЛШ-210. Отвори розміщують на відстані 1–2 см від лівого краю, щоб після прошивання текст залишався доступним для читання. Між проколами зазвичай залишають 3–5 см і розташовують їх симетрично по висоті аркуша.
За Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів справи підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Для документів, які подають до інших установ, необхідно враховувати їхні спеціальні вимоги.
Для чотирьох проколів розмітьте отвори по лівому полю на однаковій відстані один від одного. Прошийте стос послідовно крізь усі отвори, а кінці нитки виведіть на зворотний бік останнього аркуша й зав’яжіть. Стежте, щоб проколи не пошкодили текст або важливі позначки.
Схема на три проколи виконується так:
- Зробіть по лівому полю три отвори: центральний, верхній і нижній.
- Із тильного боку введіть голку з ниткою через центральний отвір на лицьовий, залишивши позаду вільний кінець завдовжки 5–7 см.
- Проведіть нитку через верхній отвір на тильний бік, а потім через нижній отвір знову на лицьовий.
- Поверніть голку через центральний отвір на тильний бік, щоб нитка охопила центральний стібок.
- На звороті останнього аркуша зав’яжіть обидва кінці міцним вузлом, залишивши хвостики завдовжки 4–5 см.
Якщо стос товстий, перед прошиванням перевірте, чи проходить голка крізь усі аркуші без надмірного зусилля. Розхитані або зміщені отвори можуть послабити кріплення.
Оформлення завірного напису та наклейки-завірителя
Для завірення використовуйте щільний паперовий ярлик прямокутної форми. Орієнтовний розмір — 4 × 5 або 5 × 6 см. Для архівної справи оформіть засвідчувальний напис на окремому аркуші наприкінці справи. Якщо отримувач документів вимагає наклейку-завіритель, дотримуйтеся встановленого ним порядку її оформлення
Зразок: «У справі підшито і пронумеровано 25 (двадцять п’ять) аркушів». Якщо є внутрішній опис, кількість його аркушів зазначають окремо через знак «+». Замість 25 зазначте фактичну кількість аркушів цифрами та словами. Якщо печатку не використовують, формулювання напису узгодьте з правилами вашої установи.
На ярлику зазначте посаду особи, яка засвідчує зшивання, її особистий підпис, ініціали та прізвище, а також дату завірення. Якщо на підприємстві використовують печатку, її відбиток має частково заходити на ярлик і частково — на аркуш. Так ярлик не можна зняти непомітно, не пошкодивши відбиток.
Перед підписанням повторно перерахуйте пронумеровані аркуші й переконайтеся, що цифра в завірному написі збігається з фактичною кількістю. Не включайте до цього числа обкладинку та внутрішній опис.
Типові помилки під час зшивання документів
Навіть акуратно прошита справа може потребувати переробки, якщо нумерація або завірення не відповідають вимогам отримувача. Звірте найпоширеніші помилки з правильним порядком дій.
| Помилка при зшиванні | Правильний порядок дій за правилами діловодства |
|---|---|
| Нумерація сторінок замість аркушів: у двосторонньому документі на 10 аркушів проставили 20 номерів. | Нумеруйте фізичні аркуші, а не сторінки. Номер ставте у правому верхньому кутку. |
| У стосі залишили металеві скріпки або скоби від степлера. | Перед формуванням і прошиванням справи повністю видаліть металеві кріплення. |
| Зробили відступ від краю менше ніж 1 см, і шов перекриває текст або резолюцію. | Розміщуйте проколи на відстані 1,5–2 см від лівого краю, щоб текст залишався доступним для читання. |
| Наклеїли ярлик без фіксації кінців ниток або поставили печатку лише на ярлику. | Закріпіть вузол і кінці ниток під паперовим ярликом. Якщо використовуєте печатку, розмістіть відбиток на межі ярлика й основного аркуша. |
Для подання до суду, банку чи архіву окремо перевірте їхні вимоги до засвідчення копій і складу справи. Саме прошивання не замінює інших документів або реквізитів, яких може вимагати отримувач.
